パスワード付き添付ファイルを送ることは許してあげろください

親の敵のように嫌われている、パスワード付きメール添付ファイル。

じつは、個人的にはそんに悪いものではないと思っています。というのも、このパスワード付き添付ファイルによって救われた経験を見聞きしているから。

パスワード付きメール添付ファイルとは

そもそも、パスワード付きメール添付ファイルってなんぞやって話を整理します。

これは、1通目のメールでパスワードが付いた添付ファイルを送って、すぐさま2通目のメールでパスワードだけを送るってやつです。

メールは仕組み的に盗聴される危険性があるから、その回避策としてうまれたものですよね。そもそもが、機密性が高いファイルをメールで送ったらダメ!っていうのはその通りですが、扱いが微妙なレベルのファイルでは、このパスワード付き添付はよく使われています。

社会人なら自分でやったり、受け取ったりしたことありますよね。

なぜ、パスワード付きメール添付ファイルは嫌われるのか

このパスワード付きメール添付ファイルですが、ネット上では蛇蝎の如く嫌われてる。「面倒なのに得るものがない、思考停止だ」、「メールオワコン、ワロタ」などなど、おおくの批判が上がっています。

「添付ファイルにパスワードをつけるのは、メールの盗聴防止だろ? でも、そもそも1通目が盗聴されて2通目がされないっていう保証はないのよ。ちょっと考えたらわかるだろ。会社が決めたルールだからやっているだけであって、本質を見てないよね」てな具合。

パスワードの必要と権限管理

ファイルにパスワードをかけるのは、特定の人にだけファイルの閲覧という権限を付与する仕組みと言い換えることができますよね。

権限管理をファイルのパスワードでするな、ちゃんとアプリ使え。というのはおっしゃる通りなんですよ。うなずきすぎて首がもげるかっていうくらいおっさるとおり。

でも、Boxなどの権限管理ができるファイル管理アプリって、権限管理をするために受け取り側にもユーザー登録が必要で、けっこう大変なんですよねぇ。

ファイルを受け取ってもらうために、ユーザー登録方法を延々と説明ないといけなかったりするのは気がめいる。定期的にやりとりする人だったらまだいいけど、数ヶ月に一度とか、やりとりが一回かぎりの可能性が高い人にたいしては、メールで済ましたい気持ちは痛いほどわかる。

だから、ファイル授受のためにメール使うなっていわれても‥‥ そういわれてもね、つかいたいよねって共感してしまうんです。なので、以降はメールを使った添付ファイルのやりとがあるという前提で進めていきますね。

あ、もちろん、ファイルの種類によりますよ。機密性が高い情報は面倒くさかろうがなんだろうが、きちんと管理できるファイル管理アプリを使うべきよ。

はい、弁解終了。

ファイルの展開問題

で、ですね。この手の話をするときに意外と忘れがちなのが、ファイルの展開問題かなっと。

メールの添付ファイルって、受け取った人が自分で読んでおしまい、というケースは少なくて、受け取った人をハブにして社内外に展開されていくことが良くあります。

この時にですね、ミスをしてしまうんですよ。「あー、間違って社内全員に公開状態でファイル上げてしまった」とか「しまったー、あの人に間違ったファイル添付してもた。オレ、オワタ」なんてね。ニンゲンダモノ。

ファイルにパスワーとがかかっていると、ミスの影響が緩和されるんです。間違ってしまったけど、展開先のひとは開くことができなかった、とかね。本当の最悪の可能性を回避できる。

当事者だったら九死に一生を得るですよ、ほんとに。想像だけどね :)


メールにパスワード付きの添付ファイルなんてナンセンスだ。なんて確かに単体で見るとそうかもしれません。

でもね、ファイル管理アプリのユーザー管理の問題や、ファイルがその後展開される事を考えるとですよ、そこまで悪いものじゃないと思うんですよ。これで助かった人いますから。想像だけどね :)