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大きな声では言えないがミーティングメモツールとしてGmailが優秀だった

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tl;dr

  • Google AppsユーザーはミーティングメモツールとしてGmailがオススメです

紙のノートにミーティングのメモを書き留めたはいいが、後から見つける事ができなかったり。テキストファイルにしてデジタル化してみたけれど、やっぱりどこに保存したのか分からなくなって落胆したり、そもそも保存し忘れてやり場のない怒りを抱えたり。いっそメモを取らずにいようと思って無謀なチャレンジをした結果、抜け漏れ多発で自分の頭の記憶容量に絶望したり。

ミーティングメモをどうするかは常に頭を悩ませる問題でした。

ミーティングのメモは、多くの場合「書き殴って」「推敲して」「共有して」「必要に応じて検索する」というステップを踏みます。このため、ミーティングメモツールには、各ステップを遅滞無く実行できる事が望まれます。

気をつけたいのは『共有=メール』という事です。社内であれば専用のコラボレーションツールという選択肢もありますが、社外となると、どうしてもメールで共有という形を取らざるをえません。

メモツールを検討する時に筆頭にあがるであろう「Evernote」も、メールで共有という観点でみると厳しいと言わざるを得ません。

Evernoteの「ノートをメールで送信」機能は、Fromが『"niwaringo@gmail.com" < no-reply@evernote.com >』のようにno-reply@evernote.comになったり、メール末尾に「Evernoteのダウンロードリンク」が追加されたりします。

「もういいや。コピペで!」って思ってEvernoteに書き留めたテキストを選択してGmailに貼り付けても、箇条書や見出しなどのスタイルがリセットされてしまいます……


あ、ちなみにココでいう「ミーティング」は2〜3人という少人数でのMTGを前提にしています。大きなミーティングでの議事録はココの想定外です。

あと、メールテキストと言うと、装飾を一切施さないプレーンテキストを想定される方が多いですが、私は箇条書や見出しという必要最低限の装飾をくわえて送る事が多いです。自分の名誉のために言っておくと、装飾は箇条書きと見出し程度に抑えて、「無駄に大きな赤太文字で注意書く」というようなセンスの無いことはしていませんよ :|


閑話休題

「書き殴って」「推敲して」「(メールで)共有して」「必要に応じて検索する」というステップを踏むミーティングメモツールについて、しっくりくるツールがなく右往左往していたのですが、実は身近にピッタリなツールがありました。

そう『Gmail』です。やっぱり青い鳥は身近にいるものです。

Gmailがミーティングメモツールとしていかに優れているのかを各ステップ毎に説明していきます。

書きなぐる

ポップアウトすればGmailは大きな編集領域を得ることができますし、箇条書やフォントサイズの変更などの必要最低限の装飾機能も備えています。必要最低限であるがゆえに、装飾に時間をかけ過ぎてしまう、という事の防止にもなります。

メモとファイルの紐付けも簡単です。事前共有できていなかったファイルも、編集領域にドラッグアンドドロップするだけで紐付け完了です。ファイルのバージョン管理なども頭を悩ませていましたが、そもそもミーティングメモで共有するファイルにそこまで求めるのは過スペックで、悩む時間に対して得られるものが少ないと考えるようになりました。

メモはもちろん自動でクラウド環境に保存してくれます。

弱点としては、オフライン時に動作しないというのがありますが、インターネットにつながらない環境でミーティングをすること自体が皆無なので、許容できるリスクです。

推敲する

Gmailはマルチデバイスで動作します。

このため、「客先で書き殴ったミーティングメモを帰りの電車で推敲する」という事も可能です。会社に戻ってしまうと、雑音が入り、まとまった推敲時間が取れない場合がありますからね :(

邪魔されず記憶が鮮明な帰りの電車で、ミーティングメモを推敲できる事は大きなメリットです。

メールで共有

Gmailをメモツールとする一番のメリットは、メモをそのままメールできるという点です。

推敲されたメモに宛先を入れて、簡単な挨拶だけ入れれば、すぐにメールで共有できます。

メールというインタフェースでメモ書きをしているため、「後で共有しようと思ったけれど、何となく気恥ずかしくなって自分専用のメモになった」というような事も防ぎやすいです。

メモとメールが一体となることは、「共有用とは別に自分用にキチンとしたメモをつくろう」なんていう自己満足な事ができない、という制約が追加され、これが時間の削減に大きく寄与します。

検索する

ミーティングメモを検索したい時は、メモをピンポイントというより、メモやその後のやりとりというような広い範囲で検索したい事がほとんどです。

何かを検索する場合はミーティングメモ、相手とのメールやりとりを横断して検索したい場合が大部分になるので、メモをメールに集約するというは現状では最適解だと思います。

その他

Gmailをメモ環境で使うには、セキュリティの面でもメリットがあります。Google Apps導入企業であれば、Gmailは企業のセキュリティ基準を突破して、バックアップ等の管理も行っていると思います。もちろん、個人情報などのそもそもメールで送る事がNGなモノはダメですが、個人アカウントのEvernote等と違い、「この情報をココにおいて良いのか?」という不安を感じなくてすみます。

さらには、メモを共有するまでは「下書き」に溜まり続けるので、常に共有まで持っていかなければというプレッシャーにもさらされます。メールは一番目にする機会が多いだけにプレッシャーも半端ないです。


ここまで書いておいてあれですが、このやり方はGoogle Appsを利用している企業でないと厳しいかも知れません。ただ、Exchange Onlineとかでも同じような事ができるのではないでしょうか? 使った事が無いから分からないのですが……

あと、Gmailをミーティングメモにする事は、自分で思いついたのではなく、勤務先のエライ人からパクりました :)

「えー、今更メールに情報を集約するの?」という後ろめたさが無いと言えば嘘になります。ただ……現実的にはGmailをミーティングメモにして情報をメールに集約するのが、一番楽で効果的なんでございます :/