情報をまとめたサマリー・レポートメールは本当に必要?読んでますか?

「システムからたくさんメール来てもざいから、要約とかレポーティングしたメール送ってよ」

 なんであれシステムにメール通知機能は不可欠です。タスク管理システムのアサインされたタスクの通知、SFAの商談ステータスの変更通知、皆さんも毎日システムからの通知メールを受信されていますよね。鬱陶しいくらいに。

 通知メールには随時送るモノ以外に、内容を要約した「サマリーメール」、状態をレポーティングした「レポートメール」があります。通知が多すぎてもアレだから、情報をまとめて定期的に通知するという類のモノです。

 これ、本当に必要ですか?

 いろんな人に聞いて回ってます。「サマリーメール読んでますか?」。まあ、みんな読んでない。かくいう私も読んでないどころかご丁寧にフィルタまで作っています。

 読んでますか?

 山のように通知メールが来ても見なくなる、その通りだと思います。この流れで、「じゃあ1日1回情報をまとめてくれたメールがあると便利だね」となる気持ちもわかります。

 さまざまな製品において、ポジティブな特徴にこの機能があげられています。「システムから毎日レポートメール送るぜぃ。便利だろぉ」って。わざわざ打ち出すところが多いのは、世の中に声が多いのでしょう。

 みんな読んでないのに。

 この問題は解決するんですかね。そもそも通知メールは読まない方が受信側が悪者なんでしょうか。

 タイトルに『重要』とつけて読むことを促しますか?本気でこんな事いう人がいたら絶句です。自動送信メールのタイトルに『重要』とつけるセンスは今すぐ窓から投げ捨てたほうがいい。それとも管理して読むようにしますか?毎日のタスクレポートメールを見るというタスクをいれますか? 本末転倒ですよね。

 誤解なきようにしておくと、要約する機能やレポート機能が不要と言っている訳ではございません。必要です。疑問を感じている、いやぶっちゃけ不要だと思っているのは、「要約やレポーティングした内容をメールで通知する」事なんです。機能そのものではなく、定期的にメールで通知する事です。

 通知メールは注意・注目すべき情報と相性が良くて、要約・レポーティングされた情報とは相性悪いんじゃないのかな?どうだろうか。

 今のところ情報をまとめたメールを定期的に送ることに対しては否定論者でございます。はい。